उद्यम संसाधन योजना

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उद्यम संसाधन योजना (अंग्रेजी;एंटरप्राइज़ रीसोर्स प्लानिंग) (ERP) एक कंपनी-व्यापी कंप्यूटर सॉफ्टवेयर प्रणाली है जिसका उपयोग साझा डाटा भंडारों द्वारा सभी संसाधनों, सूचना और व्यापार संबंधी प्रकार्यों के समंवय और प्रबंधन हेतु होता है।

एक ERP प्रणाली में एक सेवा उन्मुख वास्तुकला होती है जिसमें अनुखंडिय (मोड्यूलर) हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर की इकाइयां तथा "सेवाएं" होती हैं जो एक लोकल एरिया नेटवर्क पर संचार करती हैं। यह अनुखंडित डिजाइन एक व्यापार को डाटा अखंडता को बनाये रखते हुए अनुखंडों को जोड़ने या परिवर्तित करने की अनुमति प्रदान करता है, एक साझा डाटाबेस में जो केंद्रस्थ अथवा वितरित सकता है।

इस शब्द की उत्पत्ति

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ERP आद्याक्षर की उत्पत्ति MRP (मटेरिअल रिक्वायरमेंट प्लानिंग; बाद में मटेरिअल रिसोर्स प्लानिंग) और CIM (कंप्यूटर इंटीग्रेटेड मैन्युफैक्चरिंग) के विस्तार के रूप में हुई थी। अनुसंधान एवं विश्लेषण फर्म गार्टनर द्वारा 1990 में इसको प्रचलित किया गया था। ERP प्रणालियाँ अब उद्यम के सभी प्रमुख कार्यों को समाहित करने का प्रयास करती हैं, संगठन का व्यवसाय या घोषणापत्र चाहे कुछ भी हो। इन प्रणालियों को अब गैर-उत्पादन व्यापारों, गैर-लाभ संगठनों और सरकारों में पाया जा सकता है।

ERP प्रणाली कहलाने के लिए, एक सॉफ्टवेयर पैकेज को कम से कम दो प्रणालियों के प्रकार्य प्रदान करने चाहिए। उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर पैकेज जो वेतन और लेखा, दोनों कार्य प्रदान करता हो उसे तकनीकी तौर पर एक ERP सॉफ्टवेयर पैकेज कहा जा सकता है।

एक ERP में अनुखंडों के उदाहरणों में, जो पहले स्वतन्त्र एप्लीकेशन हुआ करते थे, शामिल हैं: उत्पाद जीवन-चक्र प्रबंधन, आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन (उदा. क्रय, विनिर्माण और वितरण), गोदाम प्रबंधन, ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम), बिक्री आदेश प्रसंस्करण, ऑनलाइन बिक्री, वित्तीय, मानव संसाधन और निर्णय समर्थन प्रणाली.

ERP समाधानों का आवलोकन

कुछ संगठन - आमतौर पर वे जिनके पास सॉफ्टवेयर उत्पादों को एकीकृत करने के लिए पर्याप्त आतंरिक आईटी क्षमता है- ERP प्रणाली के केवल कुछ हिस्सों को लागू करने का चयन करते हैं और अपनी अन्य एप्लीकेशन आवश्यकताओं के लिए ERP या स्वतन्त्र प्रणालियों के बाह्य अंतराफलक विकसित करते हैं। उदाहरण के लिए, वे किसी एक विक्रेता की मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने का चयन कर सकते हैं और प्रणालियों के दरम्यान एकीकरण को स्वयं कर सकते हैं। यह खुदरा विक्रेताओं के लिए आम है, जहाँ एक मध्यम आकार वाले खुदरा विक्रेता के पास भी एक असतत पॉइंट ऑफ़ सेल (POS) प्रोडक्ट और वित्तीय एप्लीकेशंस होंगे और उसके बाद गोदाम प्रबंधन, कर्मचारियों की सूची, मर्चेंडाईजिंग और लोजिस्टिक्स के लिए विशिष्ट एप्लीकेशंस की एक श्रंखला उपलब्ध होगी। आदर्श रूप में, ERP एक एकल डाटाबेस प्रदान करता है जिसमें सॉफ्टवेयर अनुखंडों के लिए सभी डाटा मौजूद रहते हैं, जिनमें शामिल हैं:

निर्माण

इंजीनियरिंग, सामग्रियों की रसीदें, अनुसूचन, क्षमता, कार्यप्रवाह प्रबंधन, गुणवत्ता नियंत्रण, लागत प्रबंधन, निर्माण प्रक्रिया, निर्माण परियोजनाएं, निर्माण प्रवाह

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन

नकदी हेतु आदेश, माल, आदेश प्रविष्टि, क्रय, उत्पाद कौन्फिगरेटर, आपूर्ति श्रृंखला योजना, सप्लायर अनुसूचन, माल का निरीक्षण, दावा प्रसंस्करण, कमीशन गणना

वित्तीय

सामान्य बही-खाता, नकदी प्रबंधन, देय खाते, प्राप्य खाते, तय परिसंपत्तियां

परियोजना प्रबंधन

लागत, बिलिंग, समय और खर्च, प्रदर्शन इकाइयाँ, गतिविधि प्रबंधन

मानव संसाधन

मानव संसाधन, वेतन, प्रशिक्षण, समय और उपस्थिति, कर्मचारी सूचियाँ, लाभ

ग्राहक संबंध प्रबंधन

बिक्री और विपणन, कमीशन, सेवा, ग्राहक संपर्क और कॉल सेंटर सुविधा

ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और कर्मचारियों के लिए डाटा गोदाम और विभिन्न स्वयं सेवा अंतराफलक
अभिगम नियंत्रण - प्रक्रिया निष्पादन हेतु प्राधिकार स्तरों के आधार पर उपयोगकर्ता विशेषाधिकार
अनुकूलन - प्रक्रिया प्रवाह में विस्तार, योग और परिवर्तन की पूर्ति हेतु

उद्यम संसाधन योजना (एंटरप्राइज़ रीसोर्स प्लानिंग) शब्द मूल रूप से मैन्यूफैक्चरिंग रिसोर्स प्लानिंग (MRP II) से लिया गया है, जो कि मटेरिअल रिक्वायरमेंट प्लानिंग (MRP) से आया है। MRP, ERP में तब परिवर्तित हुआ जब "रूटिंग्स" सॉफ्टवेयर वास्तुकला का एक प्रमुख हिस्सा बन गया और एक कंपनी की क्षमता योजना गतिविधि भी मानक सॉफ्टवेयर गतिविधियों का एक हिस्सा बन गयी। ERP प्रणालियाँ आमतौर पर कंपनी के निर्माण, लौजिसटिक्स, वितरण, माल, नौवहन, चालान और लेखा का प्रबंधन करती हैं। ERP सॉफ्टवेयर कई व्यावसायिक गतिविधियों जैसे बिक्री, विपणन, वितरण, बिलिंग, उत्पादन, माल प्रबंधन, गुणवत्ता प्रबंधन और मानव संसाधन प्रबंधन के नियंत्रण में सहायता कर सकते हैं।

कंपनियों द्वारा अपनी पुरानी प्रणालियों में Y2K समस्या का सामना करने के कारण 1990 के दशक में ERP प्रणालियों की बिक्री में भारी वृद्धि देखने को मिली। कई कंपनियों ने इस अवसर का लाभ उठाते हुए अपनी पुरानी सूचना प्रणालियों को ERP प्रणालियों के साथ बदल दिया। बिक्री की इस तेजी में 1999 में मंदी आ गयी, क्योंकि इस समय तक अधिकांश कंपनियां अपने Y2K समाधान लागू कर चुकी थीं।

ERP को अक्सर गलत तरीके से बैक ऑफिस प्रणाली समझा जाता है, जो यह दर्शाता है कि ग्राहकों और आम जनता का इससे कोई प्रत्यक्ष सरोकार नहीं है। इसकी तुलना फ्रंट ऑफिस प्रणालियों के साथ की जाती है, जैसे कि ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) प्रणालियाँ जो सीधे ग्राहकों से जुड़ती हैं, या ई-बिजनेस प्रणालियां जैसे कि ई-कामर्स, ई-गवर्नमेंट, ई-टेलिकॉम और ई-फाइनेंस, या आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन(एसआरएम) प्रणालियां.

ERP का उपयोग पूरे उद्यम तथा उसके किसी भी प्रकार्य में किया जा सकता है। कार्य-कलापों या उत्पादन में शामिल सभी प्रकार्य विभाग एक प्रणाली में एकीकृत कर दिए जाते हैं। निर्माण, भंडारण, लौजिस्टिक्स और सूचना प्रौद्योगिकी के अलावा इसमें लेखा, मानव संसाधन, मार्केटिंग और रणनीतिक प्रबंधन भी शामिल होंगे। ERP II अर्थात घटकों की खुली ERP वास्तुकला. पुरानी, अखंड ERP प्रणालियां घटक उन्मुख बन गयीं।

EAS - एंटरप्राइज़ ऍप्लिकेशन सूट, पहले विकसित ERP प्रणालियों का नया नाम है जिसमें व्यापर के (लगभग) सभी हिस्से शामिल होते हैं और सामान्य इन्टरनेट ब्राउजर का इस्तेमाल करते हैं।

अधिकांश ERP विक्रेताओं के सॉफ्टवेयर पैकेज में सर्वश्रेष्ठ प्रणालियों का समायोजन रहता है। एक ERP प्रणाली को लागू करते वक्त, संगठन सॉफ्टवेयर का अनुरूपण करने, या अपनी व्यापार प्रक्रियाओं को प्रदीप्त सॉफ्टवेयर में मौजूद "सर्वोत्तम प्रथाओं" के अनुरूप संशोधन करने के बीच किसी एक का चयन कर सकते हैं। ERP से पहले सॉफ्टवेयर का विकास व्यापारिक प्रक्रियाओं के अनुसार होता था। अधिकांश ERP प्रणालियों की जटिलता और ERP कार्यान्वयन में असफलता के नकारात्मक परिणामों के कारण, अधिकांश विक्रेताओं नें अपने सॉफ़्टवेयर में "सर्वोत्तम प्रथाओं" को शामिल कर लिया है। विक्रेता के अनुसार ये "सर्वोत्तम प्रथाएं" एक एकीकृत उद्यम-व्यापी प्रणाली में किसी विशिष्ट व्यापारिक प्रक्रिया के लिए सबसे कारगर तरीका होती हैं। लुग्विगशाफें यूनिवर्सिटी ऑफ़ एप्लाइड साइंस के एक अध्ययन ने 192 कंपनियों का सर्वेक्षण किया और यह निष्कर्ष निकाला कि जिन कंपनियों ने उद्योग जगत की सर्वश्रेष्ठ प्रथाओं को लागू किया है उनमें कॉन्फिगरेशन, प्रलेखन, परीक्षण और प्रशिक्षण जैसे महत्वपूर्ण परियोजना कार्यों में कमी आयी है। इसके अलावा, सर्वोत्तम प्रथाओं के उपयोग से अन्य सॉफ्टवेयरों की तुलना में जोखिम में 71% से अधिक की कमी आयी।

सर्वोत्तम प्रथाओं का उपयोग IFRS, सर्बेन्स-ओक्स्ले या बेसेल II जैसी आवश्यकताओं के अनुपालन को आसान बनाता है। वे वहां भी मदद कर सकती हैं जहां प्रक्रिया इलेक्ट्रॉनिक धन हस्तांतरण जैसी एक वस्तु (कमोडिटी) हो। ऐसा इसलिए हैं क्योंकि विधायी और कमोडिटी सामग्री को पकड़ने और रिपोर्ट करने की प्रक्रिया को ERP सॉफ्टवेयर के अन्दर आसानी से कोडित किया जा सकता है और तत्पश्चात विश्वास के साथ उन्हें उन तमाम व्यवसायों में दोहराया जा सकता है जिनकी व्यवसायिक आवश्यकताएं समान हों.साँचा:fix

क्रियान्वयन

व्यवसायों की सभी कार्यात्मक इकाइयों में एप्लीकेशंस और प्रक्रियाओं की व्यापक गुंजाइश होती है; ERP सॉफ्टवेयर प्रणालियों का उत्पादन किया जाता है जो आम तौर पर जटिल होती हैं और कर्मचारियों की कार्य पद्धतियों में महत्त्वपूर्ण बदलावों की मांग करती हैं। ERP सॉफ्टवेयर का क्रियान्वयन "आतंरिक" कौशल के लिए आम तौर पर बहुत जटिल होता है, इसलिए यह वांछनीय भी है और इसकी सलाह भी दी जाती है कि इन प्रणालियों को लागू करने हेतु पेशेवर रूप से प्रशिक्षित बाह्य सलाहकारों की मदद ली जाये. यह आमतौर पर लागत कम करने का सबसे प्रभावी तरीका है। तीन प्रकार की सेवाएं हैं जिनके लिए नियुक्ति की जा सकती है - परामर्श, अनुकूलन और सहायता. एक ERP प्रणाली को लागू करने की अवधि व्यापार के आकार, अनुखंडों की संख्या, अनुकूलन की सीमा, परिवर्तन की गुंजाइश और परियोजना का स्वामित्व ग्रहण के लिए ग्राहक की इच्छा, पर निर्भर करती है। ERP प्रणालियां अनुखंडित होती हैं, अतः यह आवश्यक नहीं है कि इनको एक ही बार में लागू किया जाये. इन्हें विभिन्न स्तरों या चरणों में विभाजित किया जा सकता है। एक आम परियोजना में लगभग 14 महीने और 150 के आसपास सलाहकारों की आवश्यकता होती है। एक छोटी परियोजना को (जैसे, 100 से कम कर्मचारियों की संख्या वाली एक कंपनी) 3-9 महीने के भीतर योजनाबद्ध करके लागू किया जा सकता है; जबकि, एक बड़े, बहु-क्षेत्रीय और बहु-देशीय कार्यान्वयन में वर्षों लग सकते हैं। कार्यान्वयन की अवधि बहुत कुछ अनुकूलन की वांछित मात्रा पर निर्भर करती है।

ERP प्रणालियों के कार्यान्वयन हेतु कम्पनियाँ अक्सर ERP विक्रेता या तृतीय-पक्ष परामर्श कंपनियों की सहायता लेती हैं। ये कम्पनियाँ आमतौर पर तीन क्षेत्रों की पेशेवर सेवाएं प्रदान करती हैं: परामर्श, अनुकूलन और सहायता. ग्राहक संगठन, स्वतंत्र कार्यक्रम प्रबंधन, व्यापार विश्लेषण, परिवर्तन प्रबंधन और UAT विशेषज्ञों को नियुक्त कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि कार्यान्वयन के दौरान उनकी व्यावसायिक आवश्यकताओं की प्राथमिकता बनी रहे।

एक ERP कार्यान्वयन की सफलता का निर्धारण करने में डेटा स्थानांतरण सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों में से एक है। चूँकि स्थानांतरण से पहले कई महत्त्वपूर्ण निर्णय लिए जाते हैं, अति योजनाबद्ध तरीके से आगे बढ़ना आवश्यक हो जाता है। दुर्भाग्यवश, डेटा प्रवास एक ERP कार्यान्वयन के उत्पादन चरण से पहले की आखिरी गतिविधि होती है, अतः समय की कमी के कारण इसपर बहुत कम ध्यान दिया जाता है। एक ERP कार्यान्वयन की सफलता के लिए डेटा प्रवास रणनीतियों के निम्नलिखित कदम सहायक सिद्ध हो सकती हैं:

1. स्थानांतरित किए जाने वाले डाटा की पहचान
2. डाटा स्थानांतरण के समय का निर्धारण
3. डाटा टेम्पलेट्स का उत्पादन
4. डाटा स्थानांतरण के उपकरणों को स्थिर (फ्रीज़) करना
5. स्थानांतरण संबंधित ढांचों का निर्णय
6. डेटा संग्रह पर निर्णय

प्रक्रिया तैयारी

ERP विक्रेताओं ने अपनी प्रणालियों को मानक व्यापार प्रक्रियाओं के अनुसार डिजाइन किया है, सर्वोत्तम व्यावसायिक पद्धतियों के आधार पर. अलग विक्रेताओं की प्रक्रियाएं अलग प्रकार की होती हैं लेकिन वे सभी एक मानक, अनुखंडित प्रकृति का ही अनुसरण करती हैं। परिणामस्वरूप, जो कंपनियां ERP प्रणालियों को लागू करना चाहती हैं उन्हें अपनी मौजूदा प्रक्रियाओं के अनुसार ERP पैकेज को ढालने की बजाय अपने संगठनों को मानक प्रक्रियाओं के अनुसार ढालने के लिए बाध्य होना पड़ता है। ERP कार्यान्वयन शुरू करने से पहले वर्तमान व्यावसायिक प्रक्रियाओं का नक्शा बनाने की उपेक्षा, ERP परियोजनाओं की विफलता का एक मुख्य कारण है। यह इसलिए महत्वपूर्ण है कि संगठन एक ERP विक्रेता के चयन और इसके क्रियान्वयन से पहले व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सम्पूर्ण विश्लेषण करें। इस विश्लेषण द्वारा मौजूदा सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का नक्शा तैयार करना चाहिए, ताकि ऐसे ERP विक्रेता का चयन किया जा सके जिसके मानक अनुखंड स्थापित संगठन के साथ सर्वाधिक निकटता से जुडे हों. अधिक प्रक्रियात्मक एकीकरण प्राप्त करने के लिए तब रीडिजाइन का कार्यान्वयन किया जा सकता है। शोध यह इंगित करता है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं में बेमेल के जोखिम को निम्नलिखित के द्वारा कम किया जा सकता है:

• प्रत्येक वर्तमान संगठनात्मक प्रक्रिया को संगठन की रणनीति के साथ जोड़ना;
• प्रत्येक प्रक्रिया की प्रभावशीलता का विश्लेषण, उसकी वर्तमान संबंधित व्यापार क्षमता के सन्दर्भ में;
• वर्तमान में लागू स्वचालित समाधानों को समझना.

ERP कार्यान्वयन उन संगठनों में अधिक दुष्कर होता है जहाँ लगभग स्वतंत्र व्यावसायिक इकाइयां होती हैं, प्रत्येक इकाई अपने नफे नुकसान के लिए स्वयं जिम्मेदार होती है, क्योंकि उनमें से प्रत्येक की अलग प्रक्रियाएं, व्यापार नियम, डाटा शब्दार्थ-विज्ञान, प्राधिकार पदानुक्रम और निर्णय केंद्र होते हैं। समाधानों में शामिल हैं, स्थानीय परिवर्तन प्रबंधन पेशेवरों द्वारा आवश्यकताओं का समन्वय या, यदि यह सम्भव न हो, शिथिल एकीकृत उदाहरणों (उदहारण, मास्टर डाटा प्रबंधन के माध्यम से जोड़े गये) का उपयोग करते हुए संघबद्ध कार्यान्वयन जिन्हें स्थानीय आवश्यकताओं की पूर्ति हेतु विशेष तौर पर विन्यस्त और/या अनुकूल बनाया गया हो।

ERP का एक नुकसान आमतौर पर यह बताया जाता है कि मानकीकृत ERP अनुखंडों के साथ मेल खाने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के परिवर्तन से प्रतिस्पर्धी श्रेष्ठता में कमी आ सकती है। प्रलेखित साक्ष्य मौजूद है जहाँ वास्तव में ऐसा हुआ, जबकि अन्य मामले दर्शाते हैं कि ERP प्रक्रियाओं का पूर्णता से अनुसरण स्थाई प्रतिस्पर्धात्मक श्रेष्ठता को वास्तव में बढ़ा सकता है।

विन्यास

एक ERP प्रणाली का विन्यास असल में केवल इन बातों के बीच संतुलन बैठाना ही है कि आप इस प्रणाली से क्या काम करवाना चाहते हैं और यह प्रणाली आपको किस प्रकार काम करने देती है। शुरुआत इस बात से करें कि किन अनुखंडों को स्थापित करना है, तत्पश्चात अपनी कंपनी की प्रक्रियाओं के साथ सर्वश्रेष्ठ संभव समायोजन हेतु, विन्यास तालिकाओं के उपयोग से प्रणाली को समंवित करें।

अनुखंड- ज्यादातर प्रणालियां मात्र इसलिए अनुखंडित होती हैं ताकि कुछ प्रकार्यों को कार्यान्वित किया जा सके, लेकिन अन्य नहीं होती हैं। वित्त और लेखा जैसे कुछ सामान्य अनुखंड लगभग सभी कंपनियों द्वारा अपनाए जाते हैं; जबकि मानव संसाधन प्रबंधन जैसे अन्य अनुखंडों की आवश्यकता कंपनियों को नहीं होती, इसलिए उन्हें नहीं अपनाया जाता है। उदाहरण के लिए एक सेवा प्रदान करने वाली कंपनी को संभवतः निर्माण अनुखंड की आवश्यकता नहीं पड़ेगी. कई बार कंपनियां किसी अनुखंड को इसलिए नहीं अपनातीं क्योंकि उनके पास स्वयं की प्रणाली मौजूद है जो उनकी नजर में बेहतर है। सामान्यतः, जितने अधिक अनुखंडों का चयन किया जायेगा, एकीकरण लाभ में उतनी ही वृद्धि होगी, लेकिन साथ ही लागत, जोखिम और संबंधित परिवर्तनों में भी वृद्धि आयेगी.

विन्यास तालिकाएँ- एक विन्यास तालिका कंपनी को इस प्रणाली के किसी विशिष्ट पहलू को अपने चयनित व्यवसाय के तरीके के अनुसार ढालने में सक्षम बनाती है। उदाहरण के लिए, एक संगठन माल-सूची लेखांकन के प्रकार का- फीफो या लीफो- चयन कर सकता है, या वह राजस्व की पहचान किसके द्वारा करना चाहत है- भौगोलिक इकाई, उत्पाद, या वितरण चैनल. तब क्या होता है जब प्रणाली द्वारा प्रदीप्त विकल्प समुचित न हों? ऐसे में कंपनी के पास दो विकल्प हैं, लेकिन दोनों ही आदर्श नहीं हैं। वह उद्यम प्रणाली कूटों को पुनः लिख सकती है, या मौजूदा प्रणाली का इस्तेमाल करती रहे और इसके तथा नयी उद्यम प्रणाली के बीच अनुफालक (इंटरफेस) बनाये। दोनों विकल्प कार्यान्वयन प्रक्रिया की लागत और समय को बढायेंगे. इसके अलावा वे इस प्रणाली के एकीकरण लाभ के महत्व को भी कम कर सकते हैं। प्रणाली के अनुकूलन की मात्रा जितना ज्यादा होगा, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के बीच संचार की सहजता उतनी ही कम होती जायेगी.

परामर्श सेवाएं

कई संगठनों के पास ERP परियोजना को लागू करने के लिए पर्याप्त आंतरिक कौशल नहीं था। इसके परिणामस्वरूप कई संगठन ERP कार्यान्वयन के लिए परामर्श सेवाएं प्रदान करने लगे। आमतौर पर, एक परामर्श टीम पूरे ERP कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार थी, जिसमें शामिल था योजना, प्रशिक्षण, परीक्षण, कार्यान्वयन और अनुकूलित अनुखंडों की डिलिवरी. अनुकूलन के उदाहरणों में शामिल हैं, अतिरिक्त उत्पाद प्रशिक्षण; प्रक्रिया प्रवर्तक (ट्रिगर) और कार्यप्रवाह का निर्माण; ERP का व्यापार में किस प्रकार उपयोग किया जाये, इसमें सुधार हेतु विशेषज्ञ सलाह; प्रणाली अनुकूलन; और सहायता लेखन रिपोर्टें, जटिल डेटा निष्कर्षों या व्यापार खुफिया कार्यान्वयन.

अधिकांश मध्यम आकार वाली कंपनियों के लिए कार्यान्वयन की लागत, ERP उपयोगकर्ता लाइसेंस की लिखित कीमत से लेकर उसके दोगुने तक हो सकती है (आवश्यक अनुकूलन की मात्रा पर निर्भर). बड़ी कंपनियां, विशेष रूप बहु-क्षेत्रीय या बहु-देशीय कंपनियां, क्रियांवयन के लिए अक्सर उपयोगकर्ता लाइसेंस की लागत से काफी अधिक खर्च करती हैं- बहु-क्षेत्रीय कार्यान्वयन के लिए तीन से पॉँच गुना तक खर्च असामान्य नहीं है। साँचा:fix

अधिकांश एकल-उद्देश्य एप्लीकेशंस के विपरीत, ERP पैकेजेस में शुरुआत से ही पूर्ण स्रोत कोड शामिल रहा है और अनुरूपण तथा प्रदीप्त कोड के विस्तार के लिए विक्रेता समर्थित टीम IDEs के साथ इनको भेजा जाता रहा है। ERP के प्रारंभिक वर्षों के दौरान, जब एक संभावित ग्राहक स्वयं के अनूठे समाधान का आतंरिक रूप से विकास करने पर विचार कर रहा होता था, या "सर्वश्रेष्ठ नस्ल" के कई एप्लीकेशंस के एकीकरण द्वारा प्रकार्य-व्यापी समाधान को एकत्र कर रहा होता था, उस वक्त परिपक्व उपकरणों की गारंटी और व्यापक अनुकूलन के लिए सहायता एक महत्वपूर्ण बिक्री तर्क हुआ करता था।

"कोर प्रणाली" अनुकूलन बनाम विन्यास

पैकिंग के डिब्बे से बाहर निकलते ही कोर प्रणाली कैसे काम करती है, ग्राहकों द्वारा उसको परवर्तित करने की आवश्यकता की पूर्ति हेतु ERP विक्रेताओं ने पहले से ही मौजूद "विन्यास" सुविधाएँ प्रदान करके अनुरूपण की आवश्यकताओं को कम करने का प्रयास किया है। अनुकूलन और विन्यास के बीच मुख्य अंतरों में शामिल हैं:

• अनुकूलन हमेशा वैकल्पिक होता है, जबकि सॉफ्टवेयर के कार्य करने मात्र के लिए विन्यास की कुछ मात्रा आवश्यक हो सकती है (उदा. लाभ/लागत के ढांचे, संगठनात्मक वृक्ष, क्रय अनुमोदन नियम, आदि का निर्माण).
• विन्यास सभी ग्राहकों के लिए उपलब्ध है, जबकि अनुकूलन व्यक्तिगत ग्राहकों को अपनी स्वयं की "बाजार पर हावी होने में सहायक" प्रक्रियाओं को लागू करने की अनुमति देता है।
• विन्यास परिवर्तन विक्रेता द्वारा प्रदीप्त डाटा तालिकाओं में प्रविष्टियों के रूप में दर्ज होते हैं, जबकि अनुकूलन के लिए आमतौर पर प्रोग्रामिंग और/या तालिकाओं या विचारों में परिवर्तन की आवश्यकता होती है।
• प्रणाली के प्रदर्शन पर विन्यास परिवर्तनों के प्रभाव का अपेक्षाकृत पूर्वानुमान लगाया जा सकता है और ज्यादातर यह ERP विक्रेता की जिम्मेदारी होती है। अनुकूलन का असर अप्रत्याशित होता है और इसके लिए कार्यान्वयन दल द्वारा समय की खपत वाले तनाव परीक्षण की आवश्यकता पड़ सकती है।
• विन्यास परिवतन लगभग हमेशा नए सॉफ्टवेयर संस्करणों पर उन्नयन के बाद भी गारंटी के साथ बचे रहते हैं। कुछ अनुकूलन (उदा. कोड जो उन पूर्व-परिभाषित "हुक्स" का उपयोग करते हैं जिन्हें डाटा स्क्रीन प्रदर्शित होने के बाद/पहले बुलाया जाता है) उन्नयन के बाद बच तो जाते हैं लेकिन उनका पुनः परीक्षण करना पड़ता है। अधिक व्यापक अनुकूलन (उदा., वे जिनमें बुनियादी डाटा संरचनाओं में परिवर्तन शामिल होता है) उन्नयन के दौरान ओवरराइट कर दिए जाते हैं और उनको मैन्युअल रूप से पुनः लागू करना पड़ता है।

इस विश्लेषण के अनुसार, एक ERP पैकेज का अनुरूपण अप्रत्याशित रूप से महंगा और जटिल हो सकता है, तथा एक एकीकरण प्रणाली के स्पष्ट लाभों की प्राप्ति में देरी कर सकता है। तथापि, एक ERP सूट का अनुरूपण, विशिष्ट क्षेत्रों में उत्कृष्टता के लिए गुप्त तकनीकों को लागू करने की गुंजाइश प्रदान करता है, साथ ही यह सुनिश्चित करता है कि कम संवेदनशील क्षेत्रों में उद्योग जगत की सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू किया जा सके।

विस्तार

इस संदर्भ में "विस्तार" उन तरीकों को दर्शाता है जिनके द्वारा प्रदीप्त ERP वातावरण को तृतीय-पक्ष कार्यक्रमों द्वारा बढ़ाया जा सकता है। ERP के अधिकांश आदान-प्रदान को बाहरी कार्यक्रमों के समक्ष खोलना तकनीकी रूप से आसान है, उदाहरण,

• संग्रह, रिपोर्टिंग और पुनः-प्रकाशन के परिदृश्य (इनका संग्रहण सबसे आसान है क्योंकि ये मुख्यतः स्थिर डाटा के साथ काम करते हैं);
• लेन-देन डेटा द्वारा कब्जित परिदृश्य, उदाहरण, स्कैनर, टिल्स या RFIDs का उपयोग, अपेक्षाकृत रूप से आसान होता है (क्योंकि वे मौजूदा डेटा को स्पर्श करते हैं);

.... चूँकि ERP एप्लीकेशंस में आमतौर पर जटिल नियम शामिल होते हैं जो मास्टर डाटा के निर्माण और परिवर्तन को नियंत्रित करते हैं, कुछ परिदृश्यों का कार्यान्वयन बहुत मुश्किल हो जाता है।

रखरखाव और सहायक सेवाएं

रखरखाव और सहायक सेवाओं में शामिल हैं, एक संचालन ERP प्रणाली की निगरानी और प्रबंधन. यह प्रकार्य आमतौर पर आईटी विभाग के सदस्यों की सहायता से आतंरिक रूप से प्रदान किया जाता है, या एक बाहरी विशेषज्ञ परामर्श और सेवा कंपनी द्वारा भी प्रदान किया जा सकता है।

लाभ

एक ERP प्रणाली की अनुपस्थिति में, एक बड़े निर्माता के पास कई सॉफ्टवेयर एप्लीकेशंस हो सकते हैं जो एक दूसरे से प्रभावी रूप से संवाद या इंटरफेस (अनुफालक) स्थापित करने में असमर्थ हों. एक दूसरे के साथ इंटरफेस स्थापित करने वाले कार्यों में शामिल हैं:

• समुचित संचार, उत्पादकता और कार्यकुशलता को सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न प्रकार्य क्षेत्रों का एकीकरण
• डिजाइन इंजीनियरिंग (उत्पाद को सबसे अच्छे तरीके से किस प्रकार बनाया जाये)
• आर्डर ट्रैकिंग, स्वीकृति से समाप्ति तक
• आमदनी चक्र, चालान से नकदी रसीद तक
• सामग्रियों के बिल जैसी जटिल प्रक्रियाओं की आपसी निर्भरता का प्रबन्धन
• क्रय आदेश (किसका आदेश दिया गया था), माल की रसीदें (क्या आया) और लागत (विक्रेता ने कितने का बिल भेजा), इन तीनो के बीच के मेल को ट्रैक करना
• इन सभी कार्यों के लिए लेखांकन: एक बारीक स्तर पर आय, लागत और लाभ को ट्रैक करना।

ERP प्रणाली, डेटा को एक स्थान पर केंद्रस्थ करती है। इसके लाभों में शामिल हैं:

• कई प्रणालियों के बीच परिवर्तनों में सामंजस्य बिठाने की समस्या को समाप्त करता है
• उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर नियंत्रण की अनुमति प्रदान करता है जिनका विस्तार कई प्रकार्यों में होता है
• कंपनी का सर्वांगीण परिदृश्य प्रदान करता है (जहाँ कोई "जानकारी के द्वीप" न हों)
• कई अनुमतियों और सुरक्षा मॉडलों को एक ढांचे में संगठित करके संवेदनशील डेटा के नुकसान के जोखिम को कम करता है।

कुछ सुरक्षा सुविधायें एक ERP प्रणाली में शामिल रहती हैं ताकि औद्योगिक जासूसी जैसे बाहरी अपराध और गबन जैसे अंदरूनी अपराध के विरुद्ध सुरक्षा प्रदान की जा सके। उदाहरण के लिए डाटा से छेड़-छाड़ का एक परिदृश्य यह हो सकता है, एक असंतुष्ट कर्मचारी जानबूझकर कीमतों को उनके निम्नतम स्तर के नीचे रख रहा हो ताकि कंपनी के मुनाफे से छेड़-छाड़ की जा सके या अन्य किसी प्रकार से नुकसान पहुँचाया जा सके। ERP प्रणालियां आमतौर पर इस प्रकार के कृत्यों के विरुद्ध आंतरिक नियंत्रण की सुविधा प्रदान करती हैं। ERP विक्रेता अन्य प्रकार के सूचना सुरक्षा उपकरणों के साथ बेहतर एकीकरण की ओर बढ़ रहे हैं।

नुकसान

ERP प्रणालियों की समस्याओं का कारण मुख्यतः शामिल आईटी कर्मियों के प्रशिक्षण में अपर्याप्त निवेश है- इनमें वे कर्मचारी भी शामिल हैं जो परिवर्तनों को लागू और उनका परिक्षण करते हैं- साथ ही डाटा अखंडता की सुरक्षा के प्रति कॉर्पोरेट नीति का अभाव और उनके प्रयोग का तरीका.

नुकसान

• ERP सॉफ्टवेयर का अनुकूलन सीमित मात्रा में ही किया जा सकता है।
• ERP प्रणाली द्वारा निर्धारित "औद्योगिक मानकों" के साथ समन्वय हेतु व्यावसायिक प्रक्रियाओं की री-इंजीनियरिंग के कारण प्रतिस्पर्धी श्रेष्ठता में कमी आ सकती है।
• ERP प्रणालियाँ बहुत महँगी हो सकती हैं (इसके परिणामस्वरूप "ERP लाइट" समाधान {एक्सपैंड सेक्शन} नामक एक नया वर्ग सामने आया है)
• ERP को अक्सर कुछ कंपनियों के विशिष्ट कार्यप्रवाह और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुसार ढलने हेतु अति अपरिवर्ती और अति कठिन माना जाता है- इसको इसकी असफलता के मुख्य कारणों के रूप में देखा जाता है।
• कई एकीकृत कड़ियों को प्रभावी ढंग से काम करने के लिए अन्य एप्लीकेशंस में उच्च सटीकता की आवश्यकता होती है। एक कंपनी जब न्यूनतम मानकों को प्राप्त कर ले, तो समय के साथ "अवांछनीय डाटा" कुछ एप्लीकेशंस की विश्वसनीयता को कम कर देते हैं।
• एक बार कोई प्रणाली स्थपित हो जाये, किसी भी भागीदार के लिए स्विचन लागत बहुत अधिक हो जाती है (कंपनी स्तर पर लचीलेपन और सामरिक नियन्त्रण को घटा देता है).
• कंपनी सीमाओं की अस्पष्टता, जवाबदेही, जिम्मेदारियों और कर्मचारी मनोबल में समस्याएं पैदा कर सकती है।
• विभागों के बीच संवेदनशील आंतरिक जानकारी को बांटने में प्रतिरोध, सॉफ्टवेयर की प्रभावशीलता को कम कर सकता है।
• कुछ बड़े संगठनों में ऐसे कई विभाग हो सकते हैं जिनके पृथक और स्वतंत्र संसाधन, मिशन, आदेश श्रृंखला, आदि हों, अतः उनके एक इकाई में समेकन के लाभ सीमित हो सकते हैं।
• ग्राहकों की वास्तविक जरूरतों के हिसाब से ये प्रणालियां अति जटिल हो सकती हैं।
• ERP प्रणाली, डेटा को एक स्थान पर केंद्रस्थ करती है। यह सुरक्षा भंग होने की स्थिति में संवेदनशील जानकारी के नुकसान के खतरे को बढ़ा सकता है।

इन्हें भी देखें

• ERP सॉफ्टवेयर पैकेजेस (संकुलों) की सूची
• ERP विक्रेताओं की सूची
• लेखांकन सॉफ्टवेयर
• उन्नत योजना एवं अनुसूचन
• APICS
• सामग्रियों का बिल (BOM)
• व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन
• विन्यास BOM (CBOM)
• डाटा स्थानांतरण
• एंटरप्राइस फीडबैक मैनेजमेंट (EFM)
• उद्यम प्रणाली
• ई-खरीद
• ERP मॉडलिंग
• IT के लिए ERP
• ERP प्रणाली चयन क्रियाविधि
• सूचना प्रौद्योगिकी प्रबंधन
• प्रबंधन सूचना प्रणाली
• विनिर्माण संचालन प्रबंधन
• भौतिक आवश्यकताओं की योजना (भौतिक संसाधन योजना)
• मॉड्यूलर BOM (MBOM)
• नकदी हेतु आदेश
• सेवा प्रबंधन
• सॉफ्टवेयर एक सेवा के रूप में
• आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन
• गोदाम प्रबंधन प्रणाली
• वेब प्रबंधन प्रणाली